Witamy w ONYX Business Point – nowoczesnym biurowcu, który stanowi doskonałe środowisko do rozwijania firmowych potencjałów. Nasza przestrzeń inspiruje do innowacyjnych działań i osiągania sukcesów biznesowych. Przygotowując się do rozpoczęcia nowej fazy działalności w tym prestiżowym miejscu, zalecamy skorzystanie z naszego praktycznego poradnika. Celem tego opracowania jest zapewnienie Ci płynnego przebiegu procesu przeprowadzki, w pełnej koordynacji z zarządcą nieruchomości, jednocześnie dbając o komfort wszystkich najemców.
Krok 1: Zbadaj Nowe Środowisko
Zanim przystąpisz do pakowania, zapoznaj się z nowym środowiskiem biurowym w ONYX Business Point. Umów się na spotkanie z zarządcą nieruchomości, który oprowadzi Cię po budynku, pokaże wszystkie udogodnienia, przedstawi regulamin użytkowania obiektu oraz plan ewakuacyjny. Dzięki temu płynnie rozpoczniesz efektywną działalności w nowym miejscu.
Krok 2: Ustal Priorytety i Harmonogram
Planowanie odgrywa kluczową rolę – im lepiej określisz priorytety, ustalisz harmonogram i podzielisz zadania, tym łatwiej będzie Ci zachować kontrolę nad procesem. Rozpoczęcie planowania przeprowadzki z wyprzedzeniem, pozwoli na jej sprawny przebieg.
- Poinformuj zespół: pracownicy powinni wiedzieć o przeprowadzce dużo wcześniej. Podaj im daty kluczowe, aby mogli dostosować się do zmiany. Nowa lokalizacja miejsca pracy wiąże się często z koniecznością przeorganizowania grafików dojazdów do pracy oraz spraw prywatnych, więc należy o tym poinformować pracowników, tak wcześnie, jak się da.
- Wyznacz koordynatora przeprowadzki: mianuj osobę odpowiedzialną za nadzór nad całym procesem. To pozwoli uniknąć chaosu i zapewni jednolite podejście do przeprowadzki. Nadzorca zrobi spis wyposażenia biura i podejmie wraz z Tobą decyzję, które z rzeczy zostaną przewiezione do nowej siedziby.
Krok 3: Aktualizuj Informacje Firmy
Nie zapomnij o formalnościach związanych z przeprowadzką.
- Zgłoś zmianę adresu: zaktualizuj informacje o firmie w CEIDEG czy KRS. Pamiętaj, że przy nowym miejscu prowadzenia działalności zmianie może ulec także Urząd Skarbowy właściwy dla rozliczeń VAT oraz PIT.
- Aktualizuj stronę internetową i media społecznościowe: to kluczowe dla utrzymania kontaktu z klientami. Dodaj informacje o nowym adresie, godzinach pracy i ewentualnych zmianach w ofercie na stronie firmy, w wizytówce Google, Facebooku, Instagramie czy LinkedIn.
- Skoryguj adres w materiałach związanych z wizualizacją firmy oraz poinformuj kontrahentów i klientów: zaktualizuj pieczątki, papier firmowy oraz innego materiały, na którym nadrukowany jest adres firmowy (ulotki, katalogi, banery, koperty). Dodatkowo, nie zapomnij poinformować swoich klientów i kontrahentów o nowym miejscu działalności, by utrzymać klarowność i profesjonalizm w relacjach biznesowych.
Krok 4: Przygotuj Zespół
Przygotowanie pracowników to kluczowy element udanej przeprowadzki.
- Zorganizuj spotkanie informacyjne: wyjaśnij pracownikom szczegóły dotyczące przeprowadzki, planów dotyczących nowego biura i ewentualnych zmian w organizacji pracy.
- Ułatw integrację: wspomóż proces integracji pracowników, organizując specjalne wydarzenia lub szkolenia, które pomogą im lepiej zaaklimatyzować się w nowym otoczeniu. W ONYX Business Point doskonałym miejscem na takie spotkanie jest taras na dachu, gdzie można zorganizować integracyjne wydarzenie w przyjemnych, letnich warunkach, pod gołym niebem.
Krok 5: Plan Pakowania i Przeprowadzki
Pakowanie to sztuka. Przed przeprowadzką warto zastanowić się, które rzeczy są naprawdę potrzebne. Pozbądź się przedmiotów, które są zbędne w firmie. W ten sposób zmniejszysz ilość rzeczy do spakowania, a także zaoszczędzisz czas i pieniądze na transporcie. Pomyśl o sprzedaży czy oddaniu niepotrzebnych przedmiotów. Zacznij pakowanie od rzeczy niezbędnych, a potem przejdź do tych mniej istotnych. To ułatwi Ci proces rozpakowywania.
- Stwórz spis rzeczy: sporządź dokładną listę przedmiotów, które zostaną przewiezione. Numeruj i opisuj, aby uniknąć zaginięć.
- Zabezpiecz sprzęt: folia bąbelkowa, stretch, taśma klejąca – to Twoi sprzymierzeńcy w ochronie sprzętu. Zadbaj o odpowiednie zabezpieczenie, aby uniknąć uszkodzeń podczas transportu.
Krok 6: Wdrożenie w Nowym Biurze
Po dotarciu do ONYX Business Point, nie zapomnij o kilku kluczowych kwestiach.
- Oznacz rzeczy: pomóż firmie przeprowadzkowej w skutecznym rozpakowywaniu. Oznacz każdy przedmiot zgodnie z wcześniejszym spisem, co ułatwi rozmieszczenie ich w nowym miejscu.
- Przywitaj zespół: otwórz nowe biuro z ceremonią powitania. Podziękuj pracownikom za ich wysiłek i zaangażowanie w proces przeprowadzki.
Podsumowanie
Przeprowadzka do ONYX Business Point to nie tylko zmiana adresu, to przede wszystkim szansa na rozwój i nowe możliwości. Przygotuj się odpowiednio, krok po kroku, aby cały proces przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Z nowoczesnym biurowcem przywita Cię nie tylko nowa przestrzeń, ale także pełen potencjał dla rozwoju Twojej firmy. Powodzenia!